Sebagai seorang pekerja pengetahuan yang telah lama berkecimpung dalam dunia kerja, saya perlu melacak pesan dan konten saya. Untuk melakukan ini, saya mengandalkan sistem email perusahaan untuk pesan email saya dan sistem arsip terpisah untuk email dan konten lama. Selama beberapa dekade terakhir, saya telah menggunakan berbagai sistem dengan tingkat kepuasan yang bervariasi. Saat ini, saya beruntung menggunakan sistem yang menurut saya adalah yang terbaik di pasar: email Microsoft 365 (Exchange) dan Proofpoint Archive.
Dalam posting blog ini, saya memberikan perspektif dari dalam tentang mengapa Proofpoint Archive bekerja sangat baik untuk karyawan dengan menjelajahi tiga manfaat utamanya.
1: Akses email tanpa hambatan
Saat saya mulai di Proofpoint, kisah sukses pelanggan pertama yang saya baca adalah tentang sebuah perusahaan layanan keuangan. Yang mengejutkan, alasan utama mereka memilih Proofpoint bukanlah terkait dengan e-discovery atau pengawasan. Sebaliknya, mereka ingin memberikan akses yang mulus ke email lama bagi karyawan mereka. Namun, sistem arsip yang mereka gunakan sebelumnya membuat proses ini menjadi rumit, memakan waktu, dan mempersulit.
Model bisnis klien ini melibatkan akuisisi perusahaan dan pembentukan anak perusahaan. Selama proses tersebut, mereka juga mengakuisisi berbagai sistem email. Proofpoint memudahkan mereka untuk mengimpor data lama dari berbagai sistem email ke dalam arsip terpusat dan menyediakan data tersebut untuk diakses secara aman dan mulus oleh karyawan baru mereka.
Jika Anda pernah menjadi bagian dari akuisisi atau merger—dan perusahaan baru Anda mendukung akses data lama—Proofpoint dapat membantu menyederhanakan dan mempermudah akses ke email lama Anda. Selain itu, Proofpoint dilengkapi dengan alur kerja yang kuat dan intuitif yang dapat Anda gunakan untuk mencari arsip Anda, dan memberikan hasil dalam hitungan detik. Tingkat kinerja ini dijamin oleh perjanjian tingkat layanan yang didukung secara finansial.
2: Mengatasi batasan pencarian dan pengambilan
Di Proofpoint, kami mempertahankan jendela email dua tahun bergulir di Microsoft 365. Seperti perusahaan lain yang memiliki jendela email bergulir ini, kami berusaha mengurangi luas permukaan serangan dan potensi risiko pada sistem email kami serta mengurangi penyimpanan cloud yang diperlukan untuk mendukungnya, yang juga berarti kami akan memiliki lebih sedikit data di tenant kami untuk dicadangkan. Tetapi itu juga berarti bahwa tanggal email tertua yang bisa saya akses hanya dua tahun sebelum tanggal sekarang.
Saya telah bekerja di Proofpoint selama lebih dari empat setengah tahun, dan terkadang saya perlu merujuk email yang lebih dari dua tahun yang lalu. Jelas, saya tidak bisa lagi mengaksesnya di Outlook. Namun, itu tidak masalah karena Proofpoint Archive mencatat email dari Microsoft 365. Artinya, saya dapat menggunakan Personal Archive untuk dengan mudah mengakses email yang lebih dari dua tahun, asalkan masih dalam kebijakan retensi kami.
Jika Anda menggunakan Proofpoint untuk arsip, Anda dapat meminta untuk diprovisi untuk Personal Archive untuk mengakses email lama—jika kebijakan perusahaan Anda mendukung itu. Ini akan memungkinkan Anda untuk mengatasi batasan pencarian dan pengambilan yang biasa terjadi pada manajemen kotak surat standar.
3: Mendapatkan pencarian pengguna akhir yang kuat dan intuitif
Saya cenderung menggunakan Outlook sebagai portal untuk email pribadi saya dan email pekerjaan saya di Microsoft 365. Namun, saya tidak pernah menjadi penggemar kemampuan pencariannya. Mungkin karena saya belum pernah meluangkan waktu untuk mempelajari pencarian di Outlook sepenuhnya meskipun sudah menggunakannya hampir tiga dekade. Sebagai gantinya, jika saya perlu mencari pesan email dengan kriteria yang lebih dari sekadar pengirim atau penerima, saya langsung beralih menggunakan pencarian Proofpoint Personal Archive. Saya merasa lebih cepat, lebih fleksibel, dan lebih mudah digunakan.
Untuk melihat apa yang saya maksud, lihat contoh di bawah ini, yang merupakan demo dari Proofpoint Personal Archive.
Mari kita mulai dengan memeriksa berapa banyak pesan yang diarsipkan dalam demo (Gambar 1). Jika saya menjalankan pencarian tanpa menentukan kriteria, dalam hitungan detik saya melihat bahwa ada total 5.036 item dalam arsip.
Gambar 1
Sekarang, jika saya ingin mempersempit hasil pencarian ke yang paling relevan, saya menambahkan kriteria. Misalnya, jika saya menambahkan kata kunci “rahasia”, dan menjalankan pencarian lagi, hasilnya berkurang dari 5.036 item menjadi hanya 109 item (Gambar 2). Perhatikan bahwa fitur “highlight hit” bekerja mirip dengan pencarian di Outlook di mana setiap instance dari kata “rahasia” disorot dengan warna kuning.
Gambar 2
Untuk melakukan pencarian yang lebih kompleks menggunakan beberapa kata kunci, saya dapat menggunakan alat Query Builder yang intuitif yang memungkinkan saya untuk memasukkan kata apa pun (ANY) atau semua kata (ALL), atau mengecualikan kata lainnya dari pencarian saya. Lihat Gambar 3 di bawah untuk mengonfigurasi pencarian di Query Builder untuk pesan yang mencakup kata “rahasia”, “akuisisi” dan “merger” tetapi mengecualikan kata “California”.
Gambar 3
Banyak kriteria lain juga dapat ditambahkan untuk mempersempit hasil lebih lanjut. Katakanlah saya ingin menyempurnakan pencarian yang ada untuk “rahasia” dengan fokus pada pesan yang dikirimkan khusus kepada saya tahun ini.
Pertama, saya akan memperluas “Pengirim/Penerima” dan kemudian saya akan mulai mengetik nama saya di kolom Penerima. Seiring saya mengetik lebih banyak karakter, daftar penerima akan semakin kecil. Dan ketika saya melihat nama saya, saya cukup klik untuk memilihnya dan kemudian menerapkan pilihan saya.
Selanjutnya, saya masukkan kriteria “tanggal”—bagian dari alur pencarian ini membuat memasukkan rentang tanggal menjadi sangat mudah. Mengingat bahwa saya ingin fokus pada pesan yang saya terima tahun ini (2024), saya memperluas Rentang Tanggal dengan mengklik kolom Rentang Tanggal. Saya memilih parameter “Tahun ini”, dan kolom Rentang Tanggal otomatis diisi untuk menunjukkan 1 Januari 2024 hingga 12 Desember 2024 dengan sintaks pencarian yang benar (Gambar 4). Dengan mengklik Simpan, saya mempertahankan kriteria tersebut dan sekarang saya dapat menjalankan pencarian iteratif saya.
Gambar 4
Ketika saya memulai pencarian dengan semua kriteria tambahan, dalam beberapa detik, saya melihat bahwa hasilnya telah berkurang dari 109 item menjadi hanya 11 item (Gambar 5). Dan jika ini adalah pencarian yang saya jalankan secara berkala, saya dapat menyimpannya dan menjalankannya lagi nanti tanpa harus mengonfigurasi ulang pencarian tersebut. Kecuali kriteria pencarian mendefinisikan rentang tanggal statis seperti “hari ini”, hasilnya akan diperbarui sesuai dengan saat Anda menjalankan pencarian.
Gambar 5
Untuk seluruh contoh ini, saya dapat menunjukkan kepada Anda:
- Berapa banyak item yang ada di arsip saya dengan menjalankan pencarian tanpa kriteria.
- Cara mempersempit pencarian dengan menentukan satu kata kunci sebagai kriteria.
- Cara menjalankan pencarian iteratif dengan penerima dan kriteria tanggal untuk mempersempit pencarian lebih lanjut.
Untuk semua langkah ini, saya bisa mengonfigurasi pencarian, menjalankannya, dan menerima hasil dalam hitungan detik.
Kesimpulan
Jika perusahaan Anda menggunakan Proofpoint Archive, tanyakan apakah Anda bisa diprovisi untuk Personal Archive. Manfaat utamanya jelas. Ini akan mempermudah hidup Anda ketika Anda ingin mencari data lama yang masih dalam kebijakan retensi perusahaan Anda.
Archive memberikan Anda akses mulus ke email lama. Ini dapat membantu Anda mengatasi batasan pencarian dan pengambilan ketika perusahaan Anda menggunakan manajemen kotak surat. Dan itu memberikan Anda kemampuan pencarian pengguna akhir yang kuat dan intuitif yang didukung oleh perjanjian tingkat layanan yang didukung secara finansial. Anda mendapatkan pencarian dalam hitungan detik, dijamin.
Jika Anda belum menggunakan Proofpoint Archive, sekarang saatnya untuk menyelidikinya. Tanyakan kepada Spesialis Proofpoint Digital Communications Governance (DCG) atau Manajer Akun Anda untuk detail tentang promosi terbatas yang akan membuat migrasi Anda ke Proofpoint Archive lebih mudah dari sebelumnya.
Ingin melihat Proofpoint Archive beraksi terlebih dahulu? Minta demo.